Každý měsíc stejný rituál: otevřít fakturaci, najít minulou fakturu, zkopírovat ji, přepsat fakturované období, zkontrolovat a odeslat. U pěti pravidelných klientů je to půlhodina, u dvaceti celé dopoledne. A když na to v návalu práce zapomenete, peníze přijdou o týden později. Přesně pro tyhle situace vznikl v Daturu nový modul Automatická fakturace — šablonu nastavíte jednou a faktury se od té chvíle vystavují (a klidně i odesílají) samy.
Komu se automatická fakturace vyplatí
- Pronajímatelé — nájem a služby každý měsíc ve stejné výši.
- IT a servisní firmy — měsíční paušály za správu, hosting, podporu.
- Správci SVJ a nemovitostí — pravidelné předpisy a odměny za správu.
- Marketingové agentury a konzultanti — retainer smlouvy s pevnou částkou.
- Lektoři, trenéři, provozovatelé kurzů — opakované platby za členství či výuku.
Společný jmenovatel: faktura vypadá každý měsíc (téměř) stejně, mění se jen datum a fakturované období. Tedy přesně ta práce, kterou má dělat software, ne člověk.
Jak to funguje: šablona + plán
Šablona automatické fakturace vypadá jako běžná faktura — odběratel, položky, ceny, texty. Navíc k ní ale patří plán fakturace:
- Typ dokladu — běžná faktura, nebo proforma (zálohová faktura).
- Datum prvního vystavení — odkdy má robot začít.
- Perioda — týdně, měsíčně, čtvrtletně, pololetně nebo ročně. Volitelně „vystavit poslední den v měsíci".
- Konec opakování — neomezeně, nebo do zadaného data (např. konec nájemní smlouvy).
- Splatnost — v den vystavení, nebo 3 / 7 / 10 / 14 / 30 dní.
Od chvíle aktivace se o vystavování stará robot. Vy faktury jen vidíte přibývat v seznamu vydaných faktur — u každé je poznamenáno, že vznikla automaticky a z jaké šablony.
Texty, které se píší samy: datumové proměnné
Klasický problém opakované fakturace: v textu je „Služby za květen 2026" a příští měsíc to musí někdo ručně přepsat. V Daturu místo toho napíšete do textu proměnnou a systém ji při každém vystavení nahradí aktuální hodnotou:
| Zapíšete | Na faktuře vystavené 1. 6. 2026 bude |
|---|---|
Služby za <UPLYNULY_MESIC> | Služby za květen 2026 |
Nájemné za <TENTO_MESIC> | Nájemné za červen 2026 |
Vystaveno dne <DNES> | Vystaveno dne 1. 6. 2026 |
Předplatné do <TENTO_MESIC+3> | Předplatné do září 2026 |
Proměnné fungují v úvodním textu, v popisech položek i v poznámce na faktuře. Přímo v editoru je tlačítko Zobrazit proměnné s přehledem a ukázkovými hodnotami k dnešnímu dni, takže nemusíte nic hledat v nápovědě.
Vystavit a rovnou odeslat
Pokud u šablony zaškrtnete Po vystavení odeslat e-mailem, robot fakturu nejen vystaví, ale rovnou ji pošle odběrateli — s PDF v příloze, ze stejné e-mailové konfigurace jako běžné odesílání faktur. Celý měsíční cyklus „vystavit → odeslat → čekat na platbu" tak proběhne bez jediného kliknutí. A když si k tomu zapnete automatické párování plateb a automatické upomínky, máte uzavřený okruh: faktura se vystaví sama, spáruje se sama, a když ji klient nezaplatí, sama se připomene.
Přehled a kontrola
Seznam šablon ukazuje u každé stav — Aktivní, Pozastavená, nebo Doběhlá (skončila k zadanému datu). Šablony si můžete označit štítky a filtrovat podle nich, v záhlaví vidíte souhrnné dlaždice s počtem šablon a celkovou částkou. Kdykoliv můžete šablonu pozastavit, upravit nebo nechat doběhnout.
Dostupnost v tarifech
- Basic — až 3 aktivní šablony (pokryje typické OSVČ scénáře).
- Pro — neomezený počet šablon.
- Free — funkce není k dispozici. Při přechodu z placeného tarifu na Free se ale šablony nemažou — jen se pozastaví a po obnovení tarifu se samy rozjedou.
Kolik to ušetří
| Pravidelných faktur měsíčně | Ručně | Automaticky | Úspora za rok |
|---|---|---|---|
| 5 | ~30 min | 0 min | ~6 h |
| 20 | ~2 h | 0 min | ~24 h |
| 50 (správce nemovitostí) | ~5 h | 0 min | ~60 h |
A to nepočítáme to hlavní: faktura nikdy nevyjde pozdě jen proto, že jste byli na dovolené nebo měli jiné starosti. Cash flow je pravidelné, protože fakturace je pravidelná.
Jak začít
- V menu Faktury → Automatická fakturace klikněte na novou šablonu.
- Vyplňte ji jako běžnou fakturu — odběratel, položky, texty (klidně s datumovými proměnnými).
- Nastavte plán: periodu, první vystavení, splatnost, případně konec opakování.
- Volitelně zaškrtněte odeslání e-mailem a vyplňte adresu odběratele.
- Aktivujte. Hotovo — první fakturu robot vystaví v naplánovaný den.
Závěr
Automatická fakturace je typ funkce, kterou nastavíte za deset minut a pak na ni zapomenete — v tom nejlepším smyslu. Faktury chodí včas, texty se přizpůsobují období samy a vy se pravidelné fakturaci věnujete přesně nula minut měsíčně. V tarifu Basic máte 3 šablony, v Pro neomezeně.