Faktura po splatnosti je realita, kterou zná každý podnikatel. Mýtus je, že upomínat je trapné nebo agresivní. Pravda je, že většina dlužníků reaguje až na druhou, často třetí upomínku — a pokud je nepošlete vy, neudělá to nikdo. V tomto článku popíšu, jak nastavit automatický řetězec upomínek, aby pracoval za vás.
Proč ručně posílané upomínky nefungují
Typický scénář OSVČ: každé pondělí ráno otevře banku, podívá se na seznam nezaplacených faktur, řekne si „pošlu jim e-mail" — a neudělá to. Důvody jsou tři:
- Nepříjemnost — psát upomínku zákazníkovi je psychicky náročné a často se odkládá „na zítra".
- Čas — formulovat slušný text na každou fakturu, zkontrolovat datum splatnosti, najít kontakt — to je 10–15 minut na jednu fakturu.
- Konzistence — někomu pošlete za týden, někomu za měsíc, někomu nikdy. Dlužník to vycítí a nereaguje.
Výsledek: faktury zůstávají měsíce nezaplacené, cash flow trpí, a když to konečně začnete řešit, je z toho předžalobní výzva, advokát a další stres.
Statistika: kolik procent se vrátí po jednotlivých krocích
Z dat několika českých inkasních agentur a vlastních dat Daturo:
| Krok | Kdy odeslat | % faktur, které se po ní zaplatí |
|---|---|---|
| 1. připomenutí (přátelské) | 3–7 dnů po splatnosti | 40–55 % |
| 2. upomínka (důraznější) | 14 dnů po splatnosti | +20–30 % |
| 3. předžalobní výzva | 21–30 dnů po splatnosti | +10–15 % |
| Po předžalobní bez reakce | 30+ dnů | případ pro advokáta nebo inkaso |
Z tabulky plyne, že jen samotná 1. upomínka vrátí přibližně polovinu pohledávek. A to je krok, který se nejjednodušeji automatizuje.
Doporučená posloupnost šablon
1. Přátelské připomenutí (7 dnů po splatnosti)
Tón: nepředpokládejte zlou vůli. Většina prošvihnutých termínů je nedopatření.
„Dobrý den, dovoluji si Vám připomenout, že faktura č. 250045 ze dne 1. 5. 2026 měla splatnost 15. 5. Možná Vám zapadla do nepřečtených e-mailů — kdyby ano, posílám i PDF v příloze. Pokud již proběhla platba a naše údaje se nesetkaly, ozvěte se prosím."
2. Důraznější upomínka (14 dnů po splatnosti)
Tón: věcný, bez emocí. Uveďte konkrétní termín pro úhradu a co bude následovat.
„Faktura č. 250045 je nyní 14 dnů po splatnosti. Žádáme o úhradu do 5 pracovních dnů. V opačném případě budeme nuceni přistoupit k zaslání předžalobní výzvy."
3. Předžalobní výzva (21–30 dnů po splatnosti)
Tón: oficiální. Tohle je dokument, který se cituje v případném soudním řízení, musí obsahovat konkrétní právní formulace.
„Vyzýváme Vás k úhradě dlužné částky ve výši XX Kč ve lhůtě 7 dnů ode dne doručení této výzvy. V opačném případě budeme nuceni přistoupit k vymáhání pohledávky soudní cestou, včetně všech souvisejících nákladů (úroky z prodlení, soudní poplatek, advokát)."
Co musí každá upomínka obsahovat
- Identifikace faktury (číslo, datum vystavení, splatnost, částka).
- Jak zaplatit — číslo účtu, variabilní symbol, případně QR kód. Mnoho dlužníků „prostě nemělo pod rukou údaje".
- Termín pro úhradu.
- Co bude následovat, pokud nebude uhrazeno.
- U předžalobní: konkrétní právní formulace a lhůta.
Časové odstupy: co se osvědčuje
Doporučená posloupnost pro běžné B2B vztahy:
| Den | Co se stane |
|---|---|
| 0 (splatnost) | faktura uplynula |
| +7 | 1. přátelské připomenutí |
| +14 | 2. důraznější upomínka |
| +21 | 3. předžalobní výzva |
| +30 | případ jde na inkaso nebo advokáta |
U dlouhodobých klientů můžete odstupy posunout (např. 14/30/45) — záleží na vztahu. U jednorázových zakázek nebo nových zákazníků se naopak vyplatí kratší odstupy.
Jak to nastavit v Daturu
- Nastavení → Upomínky — vyberete šablonu (Daturo nabízí 4 v Basic a 10 v Pro), nebo si napíšete vlastní.
- Definujete kroky — kolik upomínek, v jakých odstupech, jakým textem.
- Aktivujete — od chvíle aktivace Daturo sleduje splatnosti všech vystavených faktur a v daný den pošle e-mail. Vy nemusíte dělat nic.
- Sledujete — v dashboardu vidíte, kolik upomínek aktuálně běží a kolik faktur se po nich zaplatilo.
Pozn.: aby upomínky chodily ze správné e-mailové adresy a nepadaly do spamu, vyplatí se mít nastavený vlastní SMTP server. Stejně jako u párování plateb platí, že jednorázové nastavení šetří hodiny každý měsíc.
Když ani předžalobní nepomůže
Pokud po 30+ dnech od splatnosti dlužník nereaguje a předžalobní výzva přišla bez efektu, máte dvě cesty:
- Inkasní agentura — pracuje na provizi (15–35 % z vymožené částky), zařídí všechno za vás.
- Advokát a soud — vyšší úspěšnost, ale platíte předem (soudní poplatek 5 % z částky + advokát).
Pro pohledávky pod ~30 000 Kč se často nevyplatí ani jedno — náklady překročí výnos. Tady pomáhá hlavně prevence: konzistentní upomínky od prvního dne po splatnosti.
Závěr
Upomínat dlužníky není trapné — je to standardní obchodní praxe. Když to automatizujete, ušetříte si stres, ušetříte hodiny týdně a hlavně si vrátíte více peněz. Nastavení v Daturu trvá 15 minut a od první faktury po splatnosti běží řetězec sám.