Sestavujete každou cenovou nabídku od nuly? Hodinu textu, ceník v PDF, e-mail klientovi, čekání. Když to děláte 10× měsíčně, je to půl pracovního dne pryč — a 80 % obsahu je stejný. Šablony nabídek a převod „nabídka → faktura jedním kliknutím" tohle řeší.
Proč 80 % nabídek je 80 % stejných
Když se podíváte na své poslední nabídky, většina obsahuje:
- Stejnou hlavičku (logo, firma, kontakt).
- Velmi podobné položky — pokud děláte řemeslo, prodáváte hodiny práce a opakující se materiál.
- Stejné obchodní podmínky.
- Stejný formát platby a splatnosti.
Co se mění: počty kusů, konkrétní specifikace klienta, případně sleva. To je 20 % obsahu. Zbytek je věc, kterou psát ručně pokaždé je plýtvání.
Co řeší šablona nabídky
Šablona je předpřipravený vzor položek a textů, který stačí jednou nastavit a pak ji při sestavování nabídky jedním kliknutím natáhnout. Upravíte konkrétní detaily — a hotovo.
Příklad: stavební firma
Šablona „Rekonstrukce koupelny standard" obsahuje:
- Demontáž stávající koupelny — 4 hod / 600 Kč/hod
- Příprava povrchů (penetrace, izolace) — 8 hod / 600 Kč
- Pokládka dlažby — 12 hod / 700 Kč
- Sanitární instalace — 6 hod / 800 Kč
- Materiál: dlažba, lepidlo, spárovací hmota (specifikace dle klienta)
- Závěrečný úklid — 2 hod / 500 Kč
- Obchodní podmínky a záruka 24 měsíců.
Když přijde poptávka, otevřete šablonu, upravíte konkrétní rozsah (např. „dlažba ne, klient si dodá svoji"), případně přidáte řádek a nabídka je do 5 minut hotová. Bez šablony to byla hodina práce.
Kdy se šablony vyplatí nejvíc
| Obor | Typický počet nabídek/měsíc | Úspora se šablonami |
|---|---|---|
| Řemeslo (instalatér, elektrikář, zedník) | 10–20 | 5–8 h/měsíc |
| IT služby (vývoj, správa) | 5–15 | 4–10 h/měsíc |
| Konzultace a poradenství | 3–8 | 2–4 h/měsíc |
| Marketing, grafika, web | 5–10 | 3–6 h/měsíc |
U OSVČ s ~10 nabídkami měsíčně je úspora reálně jeden pracovní den. A to nemluvíme o snížení chybovosti (zapomenutý řádek, špatná sazba DPH, překlep).
Anatomie dobré šablony
- Položky jako stavební kameny — ne jedna obří položka „Rekonstrukce koupelny 80 000 Kč", ale dílčí řádky, které lze klientovi vysvětlit a případně vyhodit.
- Měrné jednotky — hodiny, kusy, m², m³. Klient vidí, za co platí.
- Variabilní pole — místa, kam doplníte konkrétní detaily klienta (adresa, specifikace materiálu).
- Obchodní podmínky — splatnost, záruka, podmínky storno. Jednou napsané, dál se opakují.
- Datum platnosti — typicky 14 nebo 30 dnů. Po vypršení nabídka „padá" a klient ví, že musí požádat o novou.
Klíčový krok: nabídka → faktura jedním kliknutím
Co se v běžných řešeních v praxi ztrácí: když klient nabídku schválí, většina nástrojů vás nutí přepsat položky ručně do nové faktury. Další ztracená půlhodina a riziko chyby.
Daturo umí převod nabídka → faktura jedním klikem:
- Otevřete schválenou nabídku.
- Klik „Převést na fakturu" (nebo „Převést na zálohovou fakturu", pokud chcete částečnou platbu předem).
- Položky, odběratel, DPH, splatnost — vše se přenese. Vy jen zkontrolujete a vystavíte.
Statusy nabídky: čeká, schváleno, zamítnuto
Pokud měsíčně posíláte víc než 5 nabídek, brzy zapomenete, na kterou klient odpověděl a na kterou ne. Praktický status systém:
- Čeká — nabídka odeslána, klient ještě nereagoval. Po 7 dnech se hodí připomenout.
- Schváleno — klient odsouhlasil, můžete fakturovat nebo zahájit práci.
- Zamítnuto — důležité pro budoucí kalkulace (proč to zákazník nevzal? cena? termín? něco jiného?).
- Vypršela — uplynula platnost a klient neodpověděl. Můžete poslat novou.
Dashboard v Daturu vám tyhle stavy zobrazí přehledně — vidíte, kolik máte aktivních nabídek, kolik na ně přišlo odpovědí a kolik z toho se proměnilo ve faktury (váš conversion rate).
Praktický postup s Daturem
- Vytvořte první šablonu — v Nastavení → Šablony nabídek. Pojmenujte ji popisně („Web na míru standard", „Rekonstrukce koupelny std").
- Vystavte nabídku — klik „Nová nabídka", zvolíte šablonu, upravíte detaily klienta a konkrétní položky.
- Pošlete e-mailem — Daturo přiloží PDF a odešle z vašeho SMTP serveru (nebo přes výchozí poštu).
- Sledujte stav — když klient odpoví, přepnete na „Schváleno" / „Zamítnuto".
- Převedete na fakturu — jeden klik a faktura je vystavená se stejnými položkami.
Příklad úspory: 10 nabídek měsíčně
| Krok | Bez šablony | Se šablonou |
|---|---|---|
| Sestavení 1 nabídky | 30–60 min | 3–5 min |
| 10 nabídek/měsíc | 5–10 h | 30–50 min |
| Převod schválené nabídky na fakturu | 15 min (přepsat) | 10 s (klik) |
| 3 schválené z 10 → faktury | 45 min | 30 s |
| Celkem/měsíc | ~6–11 h | ~50 min |
Co dělat, když klient neodpovídá
U nabídek je standardní problém: pošlete ji, klient neodpoví. Po 7 dnech ji zopakujte (krátký e-mail „připomínám zaslanou nabídku"), po 14 dnech ji považujte za nezájem. Pokud klient přesto za měsíc napíše „pojďme do toho", je v pořádku poslat aktuální nabídku — ceny mohly zatím vzrůst. Tohle nastavení (platnost nabídky 14 nebo 30 dnů) vás chrání před tím, abyste byli vázáni starou cenou.
Závěr
Cenové nabídky se šablonami nejsou luxus pro velké firmy — naopak, největší úsporu z nich má OSVČ a malá firma, která jich měsíčně posílá desítky. Nastavit šablonu trvá jednou 15 minut. Pak každá nová nabídka jen pár minut. A schválená nabídka → faktura je jediným kliknutím.
V Daturu máte v tarifu Basic 50 nabídek ročně, v tarifu Pro neomezeně. Více v ceníku.