Když firma vyroste do sítě poboček nebo provozoven, fakturace přestává být řešitelná z jedné Excel tabulky. Manažer prodejny v Brně potřebuje vidět své faktury, vystavit doklad zákazníkovi a sledovat výnosy „své" pobočky — ale nepotřebuje (a často nesmí) vidět čísla centrály ani ostatních poboček. V tomto článku projdeme, jak to nastavit, aby fungovalo všem.
Proč běžná fakturace nestačí, jakmile máte víc poboček
Typický scénář: firma s centrálou v Praze a třemi prodejnami v dalších městech. Každá prodejna chce sama vystavovat faktury (zákazníky obsluhuje na místě), ale účetně všechno spadá pod jedno IČO. V momentě, kdy chcete manažera prodejny pustit do fakturačního systému, narazíte na dvě věci:
- Vidí všechno — kromě svých faktur i obraty centrály, ostatních poboček, marže, případně mzdové faktury. To často není žádoucí.
- Nemá vlastní statistiku — manažer nemá jak rychle zjistit, kolik jeho prodejna vystavila a inkasovala za měsíc.
Řešení v Excelu (jedna tabulka na pobočku) funguje, dokud nejdete na DPH limit nebo do účetnictví. Jakmile potřebujete jeden konzistentní výstup pro celé IČO, ručně to slepovat nezvládnete.
Co musí pobočková struktura ve fakturaci umět
1. Oddělené číselné řady per pobočka
Brno = BR-2026-001, 002, …; Ostrava = OV-2026-001, … Faktura je na první pohled jasně přiřaditelná k pobočce a v účetnictví se to dá filtrovat. Bez tohoto se ve větším objemu dokladů ztratíte.
2. Role „manažer pobočky" s omezeným rozsahem
Manažer vidí jen své doklady, své odběratele, svoji pokladnu a svoji statistiku. Nedostane se k:
- fakturám jiných poboček ani centrály,
- celofiremnímu obratu nebo marži,
- nastavení banky, exportům do účetnictví, správě uživatelů,
- fakturám dodavatelů, mzdovým a režijním nákladům.
3. Centrála vidí všechno
Vlastník nebo finanční ředitel má jeden přehled: tržby per pobočka, pohledávky per pobočka, srovnání. Klik a vidí detail. Bez nutnosti čekat na měsíční reporting od manažerů.
4. Sdílené šablony, oddělená data
Šablony faktur (logo, hlavička, číslo účtu, podmínky) jsou centrální. Data — odběratelé, doklady, pokladna — jsou per pobočka. Tak se zachová konzistence brandu a zároveň každá pobočka má svůj prostor.
Praktický příklad: síť tří prodejen
Firma „Nábytek na míru s.r.o.", centrála Praha, prodejny Brno a Ostrava. 1 vlastník, 1 účetní, 2 manažeři, 3 prodavači:
| Role | Co vidí | Co může |
|---|---|---|
| Vlastník (centrála) | vše | vše + měnit nastavení a uživatele |
| Účetní | všechny doklady, exporty | exportovat, párovat platby, ne měnit nastavení |
| Manažer Brno | jen pobočka Brno | vystavovat faktury, vidět svoji statistiku |
| Manažer Ostrava | jen pobočka Ostrava | totéž jako Brno, ale jen pro Ostravu |
| Prodavač | vystavení nového dokladu | vystavit fakturu nebo účtenku, nic víc |
Jak to nastavit s Daturem
V tarifu Pro jsou v Daturu k dispozici až 3 pobočky (více po dohodě). Nastavení trvá pár minut:
- Vytvořte pobočku — v Nastavení → Pobočky dáte jméno, město a vlastní číselnou řadu (např. „BR-").
- Pozvěte manažera — e-mail manažera + přiřazení k pobočce. Dostane registrační link a po přihlášení vidí jen „svoji" pobočku.
- Nastavte oprávnění — výchozí role „Manažer pobočky" má sadu, kterou většina firem potřebuje. Pokud chcete jemnější nastavení (manažer smí vystavovat, ale ne mazat), zaškrtnete jednotlivá oprávnění.
- Hotovo — manažer otevře aplikaci a vidí jen svoji prodejnu, svoji statistiku, své faktury. Vlastník stále vidí všechno.
Audit a bezpečnost
Každá akce manažera (vystavení faktury, smazání, změna) je logována — kdo, kdy, co. Pokud vznikne reklamace nebo nesrovnalost, vlastník dohledá situaci v auditní stopě. To není drobnost: u větších firem se audit log vyžaduje při auditu kvality (ISO 9001) i při kontrolách souvisejících s GDPR a vnitřními směrnicemi.
Kdy se pobočky vyplatí — a kdy ne
Pobočková struktura je odpověď na konkrétní problém: víc lidí fakturuje za totéž IČO, ale data mají zůstat oddělená. Pokud máte v jedné firmě tři lidi, kteří dělají dohromady — pobočky nepotřebujete, stačí běžné multi-uživatelské role. Pokud máte tři prodejny, kde manažeři nemají vidět navzájem do čísel — pobočková struktura je správné řešení.
Pro úplnost: pokud spravujete víc různých IČO (různé firmy jednoho vlastníka), řešením je naopak multi-firma, ne pobočky.
Závěr
Pobočková struktura není luxus — jakmile máte víc než jednu provozovnu a více lidí, kteří fakturují, šetří týdně hodiny a hlavně snižuje riziko, že někdo uvidí čísla, která vidět nemá. V Daturu je v rámci Pro tarifu připravená k použití, bez potřeby externích integrací.