Hotovost je nejzanedbanější část evidence malých firem. Faktury mají systém, ale účtenky? Krabice v šuplíku, stav pokladny „zhruba" a jednou za čas inventura, která nesedí. Přitom pokladní doklady jsou stejně důležité jako faktury — účetní je potřebuje a při kontrole se na ně ptá jako první. Poslední vlna novinek v Daturu míří přesně sem.
Stav pokladny: vždy aktuální, bez počítání
Na příjmových i výdajových pokladních dokladech nově najdete dlaždici se stavem pokladny. Funguje jednoduše: kliknutím na částku nastavíte počáteční stav k libovolnému datu (třeba podle poslední inventury) a od té chvíle Daturo bilanci počítá samo — počáteční stav plus příjmy minus výdaje. Kdykoliv otevřete pokladní doklady, vidíte, kolik má v pokladně být.
Pokud máte pobočkovou strukturu, má každá pobočka vlastní pokladnu s vlastním stavem — prodejna v Brně a centrála v Praze se nikdy nesmíchají.
Účtenka: vyfotit, AI vytěží, ARES doplní
Zpracování výdajového dokladu z účtenky bývalo ruční přepisování. Teď vypadá takhle: nahrajete fotku nebo PDF účtenky a AI z ní vytěží částku, datum i číslo účtenky. Po rozpoznání IČ se údaje dodavatele automaticky načtou z ARES — název, adresa, DIČ, nic nedohledáváte.
Výdajové doklady navíc dostaly dvě praktická vylepšení:
- Evidence zaokrouhlení — částka dokladu odpovídá skutečně zaplacené hotovosti, takže pokladna sedí na korunu i u účtenek zaokrouhlených na celé koruny.
- Číslo účtenky jako samostatný údaj — číslo externího dokladu se eviduje vedle vaší vlastní číselné řady. Můžete podle něj vyhledávat a dostane se i do exportu pro účetní.
Obrázkové přílohy mají lepší náhled s přiblížením — účtenku si prohlédnete přímo v systému, bez stahování.
QR platba u přijatých faktur
Když už jsme u výdajů: u nezaplacených přijatých faktur, ze kterých systém rozpoznal bankovní účet a částku, je v seznamu nová ikona QR kódu. Kliknete, naskenujete v bankovní aplikaci — a faktura dodavatele je zaplacená za pár vteřin, bez přepisování čísla účtu a variabilního symbolu.
Export pro účetní: nově i MRP
K exportům do Pohody, Abry, ISDOC, CSV a XLSX přibyl export vydaných faktur do účetnictví MRP-K/S — včetně korektního zpracování proforem a dokladů po odpočtu zálohy. Pokud vaše účetní pracuje v MRP, předáváte jí podklady jedním kliknutím stejně jako uživatelé Pohody.
Bonus: chytřejší automatická fakturace
Automatická fakturace od svého spuštění také povyrostla. V editoru šablony nově vidíte, kolikrát už šablona fakturu vystavila, a datum příštího vystavení můžete ručně posunout. Hlavně si ale můžete přizpůsobit text e-mailu, kterým faktura odchází — se značkami pro číslo faktury, částku a splatnost i s datumovými proměnnými. Náhled ukáže e-mail přesně tak, jak odběrateli dorazí, včetně podpisu a přílohy.
Jak začít s pokladnou
- Otevřete pokladní doklady a kliknutím na dlaždici nastavte počáteční stav k dnešnímu dni (podle skutečné hotovosti).
- Od teď zapisujte příjmy a výdaje jako pokladní doklady — u účtenek stačí nahrát fotku a nechat AI pracovat.
- Stav pokladny kontrolujte proti skutečnosti třeba jednou měsíčně — když sedí, není co řešit.
Závěr
Evidence hotovosti nemusí být krabice účtenek a modlitba před inventurou. Se stavem pokladny, AI vytěžením účtenek a načítáním z ARES je pokladní doklad otázkou vteřin — a účetní dostane kompletní podklady v exportu, ať pracuje v Pohodě, Abře nebo MRP. Všechno si můžete vyzkoušet zdarma a bez platební karty.