Většina nezaplacených faktur se dá předvídat. Firma, která je v insolvenci, vede ji finanční správa jako nespolehlivého plátce DPH nebo právě vstoupila do likvidace, to o sobě nikde netají — všechno leží ve veřejných rejstřících. Stačí se podívat dřív, než práci odvedete a fakturu vystavíte. Projdeme, na co se dívat, kde to ověřit a jak si kontrolu zautomatizovat.
Proč prověřovat i malé zakázky
Velké firmy mají na kontrolu obchodních partnerů celé oddělení. OSVČ a malá firma to obvykle „nějak odhadne" — podle webu, doporučení nebo dojmu z telefonu. Jenže právě malé firmy nesou riziko nejtížeji: jedna nezaplacená faktura za měsíc práce umí rozhodit cash flow na čtvrt roku.
A nejde jen o to, že peníze nepřijdou. Když odběratel skončí v insolvenci, pohledávka se nevymáhá běžnou cestou — musíte ji včas přihlásit do insolvenčního řízení a počítat s tím, že dostanete jen zlomek. U dodavatelů vedených jako nespolehliví plátci DPH můžete jako plátce navíc ručit za jejich neodvedenou daň.
Pět signálů, které stojí za kontrolu
- Insolvenční řízení — probíhající konkurs, oddlužení nebo moratorium. Nejsilnější varování ze všech: s firmou v úpadku se obchoduje jen za peníze předem.
- Nespolehlivý plátce DPH — status, který finanční správa uděluje subjektům, jež závažně porušují povinnosti v oblasti DPH. Součástí registru jsou i zveřejněné bankovní účty plátce.
- Likvidace — firma končí činnost. Velká zakázka „na poslední chvíli" je v takové situaci podezřelá.
- Zánik subjektu — faktura na subjekt, který už neexistuje, je pohledávka, kterou nemá kdo zaplatit.
- Stáří firmy — čerstvě založená společnost s velkou objednávkou a dlouhou splatností není automaticky podvod, ale je to dobrý důvod chtít zálohu.
Kde si to ověřit ručně
Všechny informace jsou veřejné a zdarma:
- ARES — základní údaje o subjektu, datum vzniku a případného zániku, sídlo a DIČ.
- Insolvenční rejstřík — vyhledání podle IČ ukáže, zda proti subjektu běží řízení a v jaké fázi.
- Registr plátců DPH — zda je subjekt plátcem, zda je veden jako nespolehlivý a jaké bankovní účty zveřejnil.
- Obchodní rejstřík — statutáři, společníci a případný vstup do likvidace.
Háček je v tom, že jde o čtyři různé weby s různým ovládáním. Prověřit jednoho odběratele zabere pět až deset minut — a u desítek zákazníků měsíčně to v praxi nedělá nikdo. Kontrola se odkládá, dokud není pozdě.
Automatická kontrola: rizikový radar v Daturu
Proto jsme kontrolu přesunuli tam, kde odběratele stejně zadáváte — do dokladu. Jakmile u faktury, zálohy nebo nabídky načtete odběratele podle IČ, Daturo ho samo prověří ve veřejných rejstřících a výsledek ukáže přímo pod polem IČ:
- zelená znamená, že je vše v pořádku,
- červená upozorní na insolvenci, nespolehlivého plátce, likvidaci nebo zánik,
- u čerstvě založených firem dostanete upozornění na stáří subjektu,
- u advokátů radar navíc ověří zápis v seznamu České advokátní komory.
Radar se spustí i při výběru odběratele z adresáře nebo při kopii starší faktury. Uložené údaje přitom nepřepisuje — jen upozorní, když se v rejstříku něco změnilo. A odběratele, kterým pravidelně fakturujete, hlídá i průběžně: když se u některého objeví problém, dozvíte se to v upozorněních, ne až z bankovního výpisu.
Radar zasvítil. Co teď?
Červené varování neznamená automaticky „nefakturovat". Znamená „nastavit podmínky":
- Chtějte zálohu — třeba formou nabídky převedené na zálohovou fakturu. Práce začne až po jejím zaplacení.
- Zkraťte splatnost a rozdělte zakázku na menší etapy s průběžnou fakturací.
- U nespolehlivého plátce si ověřte, na jaký účet platíte, a zvažte, zda obchod stojí za riziko ručení.
- U insolvence se poraďte s právníkem — pohledávky se přihlašují ve lhůtách, které se nevyplatí prošvihnout.
A když už faktura po splatnosti visí, přebírají štafetu automatické upomínky.
Závěr
Prověření odběratele je nejlevnější pojistka proti nezaplacené faktuře. Dřív to znamenalo proklikat čtyři rejstříky, dnes to Daturo udělá samo ve chvíli, kdy zadáte IČ. Vyzkoušejte si to zdarma a bez platební karty.